Статьи

Подготовка и проведение пресс-конференции

Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.

Подготовка

1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции.

На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия. При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!

2. Подготовка основных документов пресс-конференции:

• Сценарий (где будут прописаны основные идеи),
  
• Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария).
  
• Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.

• Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны).
  
• Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).

• текст анонса, который высылался (желательно),
  
• пресс-релиз по теме пресс-конференции,
  
• анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
  
• цифры и факты (по необходимости),
  
• список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
  
• дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
  
• визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
  
• программа пресс-конференции,
  
• ручка, блокнот, сувениры.

1. На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.
   
2. На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном.
   
3. Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.).
   
4. Работа с микрофонами. Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается задать.

1. После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.
   
2. Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.
   
3. Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конфренции.
   
4. Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.

• максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,
  
• создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),
  
• безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),
  
• освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.

Автор: Ольга Костюк

Читайте также:

• Виды деловых мероприятий
• Обзор рынка организации конференций
• Организация и проведение презентаций