Здравствуйте!
Вы попали в отраслевое маркетинговое агенство агентство officemart.ru, охватывающее все аспекты обеспечения современного офиса необходимыми товарами и услугами.

Мы предоставляем не только актуальную информацию по всем направлениям жизнедеятельности офисного бизнеса, но и маркетинговые услуги как агентство, входящее в соства группы «Текарт».

Наша специализация: товары и услуги для офиса.

Если перед вами стоят задачи по стратегии продвижения вашего бизнеса, увеличение продаж, поиск новых партнеров и многое другое, мы решим любую поставленную задачу, являясь экспертом в данной области.

Предварительный запрос
Все разделы Officemart (64)
Главная | Карта сайта | Разместить рекламу | Конкурсы | О проекте | Рассылка | Помощь | Регистрация | Вход
Справочно-аналитический ресурс обеспечения офиса
Презентации, конференции, семинары / Организация конференций и семинаров
Главная >> Организация конференций и семинаров >> Статьи >> Обзор рынка организации конференций
Для нас важно ваше мнение. Стань экспертом!




Статьи


Обзор рынка организации конференций

Поскольку организация деловых мероприятий собственными силами требует ощутимых затрат времени и человеческих ресурсов, большинство крупных компаний предпочитает обращаться к опытным подрядчикам. При этом появляется уверенность в хорошем результате и четком соблюдении сроков, к тому же собственные ресурсы компании остаются свободными для основной деятельности.

Основная задача организаторов специального события - подобрать помещение, создать комфортную атмосферу, соответствующую формату и целям делового мероприятия.
Организация конференций – услуга, сертифицированная по ИСО-9001. Сертификатом установлен Перечень услуг, входящий в комплексную услугу “Организация конференций”:
Согласно общепринятым нормам проведения деловых мероприятий, на одного участника при самом “тесном” размещении (тип ”театр”), должно приходиться не менее 1.2-1.5 м2 с учетом выделения необходимой площади на проходы между рядами, вдоль рядов, входы и выходы из зала, президиум. ”Уплотнение” посадки до 1 м2 на человека (даже 0.9 м2) теоретически возможно, но приведет к явному психологическому и даже физическому дискомфорту участников мероприятия.

1. Разработка договора и составление сметы.
2. Разработка заявок, информационных листов и т.п.
3. * Предоставление конференц-залов.
4. Прием заявок от участников конференции и гарантированное бронирование номеров в гостиницах со скидками до 40%.
5. Предоставление визовой поддержки для иностранных участников.
6. Предоставление авиа и ЖД билетов на международные и внутренние рейсы.
7. Предоставление услуг автомобильного транспорта любых категорий для встреч/проводов участников конференции в аэропортах и на вокзалах.
8. ** Предоставление любых технических средств и аудио/видео аппаратуры.
9. Предоставление услуг синхронного перевода.
10. Организация питания, в том числе и выездного, организация приемов, банкетов, фуршетов.
11. Проведение любых взаиморасчетов за дополнительные услуги, не входящие в смету на организацию конференции.
12. Менеджмент мероприятия, включая обустройство информационных стоек, регистрацию и подтверждение проездных документов и пр.
13. Предоставление культурно-развлекательных и экскурсионных программ.
14. *** Иные услуги, необходимые при организации конференции.

* Стержневая услуга - подбор и аренда помещения (конференц-зал, переговорная комната и т.п.), в том числе помещения для международного мероприятия, поиск и аренда нестандартных мест для проведения мероприятий, например, музеев и выставочных залов, теплоходов или шатров, крыши небоскреба или роскошного зала старинной усадьбы.

Правильный подбор помещения очень важен, от него зависит успех всего мероприятия в целом. Зал должен соответствовать теме обсуждения, быть достаточно просторным, чтобы свободно принять необходимое количество участников, и допускать возможность небольшого фуршета или кофе-брейка поблизости. Здание, в котором находится конференц-зал, и окружающее его пространство должны соответствовать уровню мероприятия.

Большая часть гостиниц 4-5*** разработала так называемые “конференц-пакеты” - комплексные услуги по проведению деловых мероприятий. Обычно они включают в себя аренду необходимого оборудования (флипчарты, проекторы, микрофоны и т.п.) и канцелярские товары, а также организацию питания участников (кофе-брейки, бизнес-ланчи). Таким образом, гостиницы снимают с организаторов мероприятия значительную часть забот и получают гарантированный дополнительный доход.

Для деловых мероприятий в зависимости от их типа сожно использовать залы несколько конфигураций: для конференций, форумов и съездов подходит размещение по схеме “театр“; для семинаров, презентаций и тренингов - “театр“ и “класс“; для деловых переговоров и встреч - “кабинет“.

** Оборудование. Профессиональный зал обычно оборудован экраном и проектором, компьютером, междугородной, факсимильной и конференц-связью. Гостиницы в большинстве случаев сдают в аренду конференц-залы и переговорные комнаты с необходимой мебелью (столы, стулья) и минимальным техническим оборудованием (экран, флипчарт, микрофон).

Проектор чаще всего предоставляется в аренду за отдельную плату, так же как и дополнительное оборудование помещения: DVD, плазменная панель, магнитно-маркерная доска, запасные блоки бумаги для флипчарта, лазерные указки, доступ в интернет, записывающие устройства, аудио и видео аппаратура, оборудование для синхронного перевода/проведения телемостов и прочее.

При необходимости арендатор может взять дополнительное оборудование напрокат как у владельца помещения, так и у подрядчика-организатора, а также воспользоваться собственным.

*** Иные услуги, необходимые при организации конференции, включают:

  • разработку сценария мероприятия, поиск ведущих и инструкторов (для тренингов);
  • подготовку и доставку печатной продукции;
  • комплектацию рабочего места участника (письменные принадлежности, бумага для записей, планшеты, папки и пр.);
  • обеспечение участников одноразовой посудой, минеральной водой и пр.;
  • изготовление рабочих наборов с символикой мероприятия;
  • оформление зала, в том числе символикой мероприятия (трибуны, флаги, растяжки, плакаты);
  • фитодизайн;
  • рекламную и PR-поддержку мероприятия;
  • услуги переводчиков и секретарей;
  • фото и видеосъемку, аудиозапись; услуги звукорежиссера;
    и др.

    Рекламная и PR-поддержка мероприятия могут включать:

  • освещение событий в центральной и региональной прессе (пресс-релизы и ньюс-релизы);
  • размещение информации в периодических изданиях, справочниках, на радио и телевидении;
  • осуществление совместных программ с ведущими СМИ;
  • организацию встреч с деловой, административной и культурной элитой города;
  • организацию пресс-конференций.


    Условия и скидки

    Основную прибыль от организации деловых мероприятий составляет не аренда зала, а дополнительные услуги. Организация питания, оборудования, транспорта, артистов-ведущих и прочее складывается в бюджет, который профессиональные агентства могут сделать оптимальным, поскольку они знают конъюнктуру ценообразования.


    В зависимости от места расположения помещения, времени года, дней недели, агентство может предоставить заказчику скидки на отдельные услуги (транспортные услуги, размещение в гостинице, аренда зала) или на весь комплекс услуг по организации мероприятия. Например, скидки на размещение в гостинице могут достигать 40%.

    При он-лайн заказе организации мероприятия некоторые агентства и арендодатели предоставляют скидки (3-5%). Небольшая часть арендодателей при комплексном обслуживании корпоративных клиентов предоставляют зал для заседаний и переговоров бесплатно.

    Арендные ставки на бизнес-помещения в большинстве гостиниц рассчитываются по часам (8, 4 часа плюс стоимость 1 дополнительного часа). При многодневной аренде в большинстве случаев 8-часовая дневная ставка просто суммируется. Гостиницы крайне редко предлагают прогрессивные скидки. Арендные ставки на аналогичные по размеру помещения могут отличаться в 4-5 раз даже у гостиниц одной категории.

    Часть гостиниц допускают почасовую аренду помещений после 18.00. Часть – заранее оговаривает часы аренды только до 17.00-18.00 (позднее помещение арендуется для проведения банкетов и торжеств).

    Подавляющее большинство отелей готовы рассматривать варианты скидок на аренду бизнес-помещения при загрузке номерного фонда. Стандартный размер такой скидки составляет 10% от прейскуранта. Еще охотнее гостиницы идут на делегирование прав агента по бронированию организаторам конференций, предоставляя им при этом стандартное агентское вознаграждение от объема реализации номеров (в среднем те же 10%). Единственным условием предоставления скидки является наличие свободных номеров в интересующий арендатора период.

    Некоторые агентства предоставляют услугу по подбору и бронированию конференц-зала только при условии проживания в гостинице для участников мероприятия.


    Организаторы деловых мероприятий

    Организация конференций является предметом деятельности правительственных, государственных, коммерческих и общественных организаций, научных обществ и иных юридических и даже частных лиц. Компании на рынке организации деловых мероприятий можно разделить на две условные группы, ”агентства” и ”арендодателей”, каждую из которых можно сегментировать.


    Агентства – компании, предоставляющие услуги по организации бизнес-мероприятий:
    - специализированные агентства, в т.ч. MICE
    - туристические компании,
    - ивент-агентства,
    - рекламные агентства.
    Задачи: организация, создание содержания и обеспечение мероприятия.
    Арендодатели – владельцы конференц-залов и других помещений для деловых мероприятий:
    - гостиницы и отели,
    - санатории / пансионаты / дома отдыха,
    - бизнес-центры, конгресс-центры,
    - развлекательные центры и клубы,
    - выставочные центры.
    Задачи: организация и обеспечение мероприятия.


    1. Агентства

    Специализированные агентства на рынке организации деловых мероприятий выполняют формирование пакета заказа, составление программы мероприятия, координацию всех этапов подготовки и проведения мероприятия. Из всех предложений они подберут помещение, наиболее соответствующее целям и требованиям заказчика, организуют его аренду, предоставят все необходимое оборудование и дополнительные услуги по выбору клиента, либо предложат комплексный пакет услуг. Опытные подрядчики берут на себя все работы по организации конференций, от разработки и печати полиграфии до оформления зала и приглашения ведущих.

    Сильная сторона: предоставление комплекса услуг, большой выбор помещений, опыт и наработанные связи с партнерами.

    Туристические компании, специализирующиеся на бизнес-туризме, предоставляют комплекс услуг по организации деловых поездок по России и за рубеж. Стоит отметить, что выделенные нами группы агентств и туристических фирм пересекаются в сегменте MICE (Meetings, Incentives, Conference, Events).

    Сильная сторона: наработанные связи с отелями и авиакомпаниями, туристические услуги (визовое обслуживание, бронирование билетов и гостиниц, организация досуга, экскурсий).

    Ивент-агентства – это специалисты по организации деловой и развлекательной части мероприятия. Обычно к ним обращаются для организации мероприятия, имеющего определенную концепцию (нужен сценарий события), а также в случаях, когда мероприятие подразумевает серьезную культурно-развлекательную часть.

    Сильная сторона: организация культурно-развлекательной части мероприятия, оформление площадки.

    Организация и проведение деловых мероприятий является одним из направлений деятельности некоторых рекламных агентств полного цикла. Берутся за организацию специальных событий, особенно мероприятий для журналистов, и PR-агентства.

    Сильная сторона: рекламная поддержка мероприятия, подготовка рекламно-информационной и сувенирной продукции.

    Еще одной, хоть и малочисленной группой агентств являются бюро переводов, которые, специализируясь на оказании услуг синхронного, последовательного и пр.перевода, оказывают комплекс услуг по организации конференций и семинаров.

    Сильная сторона: перевод, а также услуги звукоусиления, звукорежиссуры.

    Кроме того, некоторые консалтинговые компании на рынке недвижимости предлагают в аренду конференц-залы своих партнеров.


    Анализ интернет показал следующее соотношение предложений различных групп агентств:
  • ивент-агентства – более 30%,
  • туроператоры и MICE-агентства – более 35%,
  • специализированные агентства по организации мероприятий ~20%,
  • РА, PR-агентства – менее 10%,
  • остальные (бюро переводов, консалтинг в недвижимости) – менее 3%.


    2. Арендодатели

    Гостиницы Москвы являются достаточно активными игроками рынка коммерческой недвижимости, предназначенной под краткосрочную аренду для деловых общественных мероприятий. Чем выше "звездность" отеля, тем большее количество помещений они готовы сдать в бизнес-аренду, и тем шире спектр предоставляемых ими бизнес-услуг. Все конференц-залы, аудитории и переговорные комнаты столичных гостиниц могут принять около 30 тыс. участников одновременно.

    С ростом деловой активности растет и спрос на проведение презентаций, семинаров, деловых ужинов на территории отелей. Еще лет десять назад для таких целей чаще всего переоборудовались гостиничные рестораны, а сегодня отели открывают специальные конференц-залы, оснащенные необходимым презентационным оборудованием.

    Для отелей деловые мероприятия дают дополнительную бесплатную возможность "засветиться" в материалах СМИ, освещающих событие, позволяют привлечь новых клиентов и служат источником увеличения гостиничных доходов.

    Заказчиком деловых услуг гостиницы или отеля обычно являются организаторы мероприятий – различные агентства. Но часть гостиниц предлагает свои услуги на рынке и самостоятельно.

    Помещения для проведения конференций можно классифицировать по некоторым параметрам:
    По месторасположению:
    в гостинице/пансионате;
    в бизнес-центре.
    По вместимости:
    от 1000 человек и выше;
    от 100 и выше;
    5-100 человек.
    В большинстве случаев для проведения бизнес-конференции свои услуги предлагают:
    гостиницы различных уровней – 46.7%,
    бизнес-центры – 28.4%,
    загородные пансионаты – 23.9%.
    Источник: РБК-Исследования


    Гостиницы Москвы являются востребованным и перспективным сегментом рынка как площадки для проведения деловых общественных мероприятий. Подавляющее большинство московских гостиниц имеют многофункциональные залы, которые периодически используют под корпоративные мероприятия, праздничные банкеты и фуршеты, под конференции и образовательные программы. В то же время, есть гостиницы, имеющие несколько конференц-залов или многофункциональных залов и все необходимое оборудование для проведения конференций, форумов, переговоров, семинаров и тренингов.

    Наиболее полно удовлетворяют основным требованиям организаторов деловых мероприятий гостиницы категории 3-4-5***, в первую очередь за счет оптимального соотношения параметров цена / качество / возможности. Среди гостиниц этой категории есть отели, которые целенаправленно развивают направление бизнес-аренды помещений и сопутствующий сервис. К этой группе в первую очередь относятся крупные современные отели 4-5***, построенные в течение последних 5-8 лет. Особую категорию составляют отели под управлением мировых гостиничных брендов, с западным или прозападным менеджментом.

    Гостиницы как бизнес-площадки имеют неоспоримое конкурентное преимущество перед бизнес-центрами, административными центрами и другими арендодателями. Размещение региональных участников съездов, конференций, конгрессов, семинаров рядом с местом проведения мероприятия удобно и организаторам, и участникам.

    Гостиницы по-разному трактуют понятие “вместимости” своих конференц-залов. Часто они декларируют максимальную вместимость зала как вместимость при фуршете, когда количество человек может быть практически равным количеству квадратных метров помещения.

    Вторым конкурентным преимуществом гостиниц перед бизнес-центрами является реальная возможность снизить арендную ставку. Организаторы общественных деловых мероприятий, арендуя конференц-зал или аудиторию, могут получить существенную экономию своих расходов за счет организованного бронирования номерного фонда под региональных участников мероприятия. Популярно делегирование прав агента по бронированию организаторам конференций, когда им предоставляется стандартное агентское вознаграждение от объема реализации номеров (в среднем 10%). Единственным условием является наличие свободных номеров в интересующий арендатора период.

    Практически у всех гостиниц бизнес-помещения имеют достаточно серьезную загрузку. Многие отели предпочитают заключение Договоров о намерении аренды залов с фиксированными датами. Тем не менее, практически все гостиницы готовы рассмотреть возможность пересмотреть утвержденную ранее сетку-график, чтобы “подвинуть” менее срочные мероприятия и освободить зал под более выгодного клиента.


    Большинство московских гостиниц 3*** и многие отели 4*** увеличивают свой доход за счет сдачи в аренду многофункциональных залов. Основной доход приносит заказ и банкетное обслуживание гостей силами имеющихся ресторанов и кафе, сама же арендная ставка является второстепенной по уровню приносимой прибыли. Поэтому управляющие гостиниц предпочитают сдачу этих залов в аренду под праздничные корпоративные или частные торжества: банкеты, фуршеты. А, поскольку большинство праздничных торжеств проводятся в вечернее время, гостиницы готовы сдавать эти же залы в дневное время под бизнес-мероприятия. Нередко оговариваются временные ограничения: до 17.00 – 18.00.

    Каждая гостиница имеет свою специфику обслуживания, но общие принципы и формы организации семинаров, конференций и презентаций одинаковы и предусматривают не только техническое оснащение, но и специально подготовленный персонал. Невнимание и недостаточная подготовка персонала могут стать серьезным препятствием для достойной организации бизнес-мероприятий.

    Базы отдыха, санатории и пансионаты предоставляют свои услуги и помещения для проведения “выездных” конференций и семинаров. В свободное время гости имеют возможность совместить хороший отдых с развлечениями, а также поднять корпоративный дух компании. Возможна организация однодневных и многодневных конференций и семинаров с проживанием и без проживания участников. Для небольших компаний возможна аренда коттеджей и небольших загородных клубов с конференц-залом, сауной, бильярдом, банкетным залом и номерами.

    Сегодня порядка 70% всех деловых мероприятий включает развлекательную программу, особенно в случае 5-7-дневных цикловых совещаний, конференций, заканчивающихся гала-ужином.


    Развлекательные центры и клубы. Сегодня все больше компаний предпочитает нестандартные сценарии проведения деловых мероприятий, желая, например, включить в программу элементы тимбилдинга или бизнес-тренинг, завершить конференцию гала-ужином и концертом. Соответственно заказчики ищут необычные площадки. Конкурентами отелей в подобных случаях могут быть крупные развлекательные центры, которые, кроме ресторана (своей базы питания, часто на высоком уровне), обладают достаточно большими помещениями для конференций. Развлекательные центры предлагают и более широкие, чем у гостиниц, возможности в плане оформления интерьеров.

    Согласно плану реконструкции Москвы до 2010 года, новые строящиеся гостиницы и отели категории 3*** будут располагаться за пределами Садового кольца. Исключение составят только мини-отели, предназначенные только под отдых гостей, но никак не нацеленные на сотрудничество с бизнесом. В первую очередь, из-за весьма ограниченных площадей. Поэтому рассчитывать на аренду бизнес-помещений в гостиницах в центре города будет все сложнее, особенно для экономичных проектов.


    Бизнес и конгресс-центры, выставочные центры располагают профессионально оборудованными помещениями. Их заказчиками обычно выступают различные агентства. Минус – размещение участников отдельно от места проведения мероприятия.

    Крупные конгресс-центры или выставочные комплексы являются лучшим выбором площадки для проведения масштабных мероприятий (конгрессов, симпозиумов, выставок), предполагающих большое количество площадей разной вместимости, которые будут задействованы одновременно. Здесь будет достаточно места не только для самой конференции или заседания, но и для регистрации участников, организации кофе-брейков, демонстрационных залов и шоу-румов. В Москве это “Крокус Экспо“, “Форум Холл“, “Центр Международной Торговли“, “Телеком Холл“, Научный Центр МГУ, Российская Академия Наук, Выставочный комплекс в Сокольниках, “Экспоцентр“, ТПП, “Центральный Дом Предпринимателя“ и другие.

    Многофункциональные и хорошо оборудованные залы таких московских бизнес-центров, как “Экстрополис“, “Даев Плаза“, “ИнфоПространство“, “Павелецкий“, “Сити-Хауз“, отлично подойдут для проведения тренингов и семинаров, здесь легко будет подобрать зал нужного формата, оснащенный необходимым оборудованием и мебелью.

    Организация конференций в регионах
    Для подбора и аренды конференц-залов, организации деловых мероприятий в региональных городах России можно выбрать туристические компании, местные или некоторые столичные MICE и ивент-агентства. Одним из вариантов является самостоятельный поиск бизнес-центра или гостиницы в интересующем городе, в том числе с помощью каталогов конференц-залов и помещений для деловых мероприятий (включая он-лайн каталоги).


    Он-лайн каталоги залов и интернет-системы подбора помещения для делового мероприятия

    1. Поисковая система www.conference.ru представляет собой информационный интернет-проект по подбору и бронированию конференц-залов для проведения деловых мероприятий. Цель проекта - “объединение арендодателей конференц-залов и других площадок в единую поисково-информационную систему для дальнейшего продвижения конференц-возможностей России на отечественном и зарубежном рынке, а также предоставление реального механизма для увеличения количества прямых заказов клиентов арендодателям”.

    Сайт был запущен в ноябре 2004 года. В базе проекта содержится подробная информация более чем о 750 конференц-залах различной категорий, их размерах и оснащенности, расположенных в 145 отелях категорий от трех до пяти звезд и бизнес-центрах Москвы, загородных отелях и пансионатах Подмосковья, а также конгресс-площадки Санкт-Петербурга, Сочи, Тюмени, Екатеринбурга, Нижнего Новгорода, Казани, Ростова-на-Дону и других городов России. Информация включает полные данные о конференц-залах, оборудовании, дополнительных услугах, а также фотографии и контактные координаты арендодателя. База данных постоянно обновляется и пополняется информацией о новых площадках и новых городах.

    2. Федеральная справочная служба отелей и гостиниц России "С-отель" (www.s-hotel.ru) представляет информацию о гостиницах, отелях и санаториях городов, областей, краев, округов и республик РФ.

    3. Интерактивная система www.regus.ua/go/conferenceroom включает информацию о 3700 конференц-залах и переговорных комнатах (аудиториях) мира (950 бизнес-центров, 400 городов, 70 стран).

    4. Ресурс www.organizing.ru представляет бизнес-центры Москвы, Санкт-Петербурга и Екатеринбурга (всего более 30), которые предлагают конференц-залы различного функционального предназначения, для организации и проведения как небольших конференций и рабочих встреч, так и крупнейших международных форумов. Представлена подробная информация о гостиницах и залах.

    5. Ресурсы www.moscowoteli.ru и www.petersburgtravel.ru предлагают бронирование номеров и аренду конференц-залов и оборудования в московских и питерских гостиницах соответственно.

    6. Арендодатели конференц-залов Санкт-Петербурга: http://www.stockmap.ru/news/0310239514/

    7. Он-лайн каталоги помещений Екатеринбурга:
  • www.hotel66.ru/conference_halls/ (название, контакты, вместимость, цены):
  • база данных компании “Бизнес Вояж” - более 70 залов различных категорий в г. Екатеринбурге и более 200 залов в других городах России: www.bvgroup.ru
  • www.treko.ru/ek/pom - он-лайн каталог помещений для тренингов и семинаров
  • http://www.zagorod.su/ - “Коттеджи Урала”

    А также:
    Проект “Отели двух столиц” www.all-hotels-online.ru предлагает каталоги гостиниц Москвы и Санкт-Петербурга.

    20.07.2007
    Источник: OfficeMart.Ru


    Визитная карточка компании: Research.Techart

     Все статьи компании Research.Techart

    Читайте также:

     Все статьи раздела "Организация конференций и семинаров"


  • ВХОД В КАБИНЕТ
    Логин:
    Пароль:
     
    Я забыл пароль Регистрация
    Всего в этом разделе:
          53 компании

    Презентации, конференции, семинары / Организация конференций и семинаров

    Archive.Officemart.ru - Архив OfficeMart.Ru за 2000-2005 г.г. (Канцелярские и офисные товары).
    © 2000 - 2017 OfficeMart.ru – проект маркетинговой группы "Текарт".
    За достоверность информации, размещенной абонентами, портал OfficeMart.Ru ответственности не несет.
    Веб-дизайн, разработка сайта, продвижение сайта - Текарт
    Все замечания, предложения и пожелания отправляйте по адресу manager@officemart.ru, по телефону (495) 790-75-91 или ICQ: 442880368.


    Рейтинг@Mail.ru
    Стань экспертом!