Статьи

Собрать и сохранить

Закон предписывает компаниям обязательства по хранению деловой документации на определённые сроки, а текущая корреспонденция должна находиться под рукой в случае необходимости. Поэтому хорошо организованный архив должен обеспечивать сохранность документов и возможность несложного доступа к ним в любой момент.

В повседневной реальности архив должен представлять из себя квинтэссенцию предусмотрительности и порядка. На самом деле, ни одна компания, вне зависимости от сферы деятельности не может обойтись в работе без архивации в той или иной форме. И в связи с великим разнообразием требований компаний к сохранению рабочей документации способы и механизмы архивации также имеют множество вариаций.

Документ меняет кожу?

Технические возможности для надежного и безопасного хранения информации претерпели революционные изменения после вступления человечества в эру ЭВМ и высоких технологий. Однако, даже в современном мире стопроцентно автоматизированный архив, полностью базирующийся на электронной системе обработки данных, скорее исключение, чем правило. Парадоксально, но наряду с развитием систем безбумажного документооборота доля бумажных документов также увеличивается с темпами, сравнимыми со скоростью роста потока электронной информации. Оно и понятно: электронный образ невозможно потрогать, на нем нельзя поставить печать и привычно передать из рук в руки. Бумагу легче хранить, идентифицировать, труднее изменить юридически верно оформленный текст, оперативно и бесследно избавиться от него. Кроме того, сроки хранения традиционного документа уже апробированы, а электронные носители требуют новых испытаний. Есть и другие проблемы, главные из которых сложность и дороговизна установки и обучения электронных архивных программ.

Вот почему сейчас наиболее оптимальной схемой является симбиоз традиционных бумажных носителей информации и компьютера. Несмотря на технический прогресс, в многочисленных мелких и средних по размеру компаниях, а тем более в учёбе и личных целях, различные папки до сих пор являются самым любимым средством хранения документов и корреспонденции.

Хранить вечно

Классическая модель папки-регистратора – конструкция из обложки из плотного картона серо-чёрного цвета, часто называемого «мраморным», с незамысловатой белой этикеткой на корешке, скрывающая внутри скрепляющий механизм, который сам по себе представляет довольно сложное техническое устройство, заслужившее в своё время патент. Папка-регистратор в её современном облике была придумана вместе с дыроколом 1886 году изобретателем из Бонна Фридрихом Зённеккеном. Усовершенствованием изобретения занимались штутгартская компания Leitz Луиса Лейца и компания Elba Эриха Краута из Вупперталя.

Вскоре после того, как папки завоевали популярность и устойчивое положение на рынке, производители офисной мебели в погоне за требованиями рынка были вынуждены изменить конструкции и параметры своих столов и шкафов, чтобы сделать их удобными для хранения этих самых папок! Не важно, открытая ли это полка, архивный шкаф, контейнер на роликах или стенной шкаф – информация о количестве вмещаемых папок стандартных размеров (50 мм и 75-80 мм) является сегодня необходимым компонентом паспорта продукта.

Вариации на заданную тему

Папки для архивации должны обладать способностью вмещать значительно больший объём листов, чем папки для повседневных документов, обращение к которым происходит регулярно. Таким образом, для этого больше подходят папки-регистраторы с арочной механикой, папки на кольцах с широким корешком, мощные скоросшиватели с пружинным механизмом и специальные архивные короба, а для оперативной документации удобно использовать подвесные папки, скоросшиватели, папки с клипом, папки на кольцах с более узким корешком, файловые папки.

Подвиды систем архивации

Информация, которая хранится в архивах компании, подразделяется на оперативную и длительного хранения. Соответственно, и системы архивации дкелятся на соответствующие виды. В группу для длительного хранения большого объёма документов, обращение к которым происходит эпизодически, входят самые близкие к первоначальному понятию архива инструменты:

• архивные папки, короба, боксы: папки обычно формата А4, изготовленные их картона, для хранения документов с перфорацией и без. Могут закрываться по принципу коробки, а также с помощью кнопок и завязок. Последние, кстати, особенно популярны в России, вероятно, сказывается многолетняя привычка к такого типа папкам во времена СССР.
  
• архивные ящики: служат для системного хранения и транспортировки названных выше типов папок. Изготавливаются из картона и выглядят весьма скромно: главное в этих товарах - не декоративность, а функциональность и невысокая стоимость. Размер ящика подбирается исходя из размеров папок и обычно рассчитан на 5-6 папок с шириной корешка 75-80 мм.

• папки с арочным механизмом. Для использования этой папки документы необходимо перфорировать.
  
• папки пластиковые (на кольцах, скоросшиватели, папки с прижимом, клипом, папки с клапанами и др).:
  
• и, наконец, последняя условная группа систем архивации – все виды папок, лотков и прочих изобретений, которые помогают нам усмирять ворох повседневных бумажных документов.

• Подвесные папки для архива с мульти-маркировкой – новая вариация на тему подвесных папок. Поиск нужной информации облегчают специально продуманные цвета, цифровой код и алфавит одновременно. (Иллюстрация архива с мульти-маркировкой).
  
• Отличное решение для экономии места - вращающаяся система дисплейного типа, располагающаяся на третьем уровне рабочего пространства, даёт свободный обзор и доступ ко всем папкам без потери рабочей поверхности.

По материалам журнала Office Magazine

Читайте также:

• Крупнейшие производители офисной бумаги: обзор Paper Express
• Офисная бумага от А до С
• История советских калькуляторов. Самый известный микрокалькулятор. Часть 3