Статьи

Какую ручку выбрать для руководителя

Существуют ли специальные требования к виду ручек для подписания документов? Чернилами какого цвета подписывать договоры, приказы и письма? Об этом, а также о том, какой вред может нанести компании и репутации руководителя небрежность и невнимательность к пишущим инструментам, расскажут эксперты канцелярской компании «Офси».

Какими ручками лучше подписывать документы

С росчерком руководителя документ приобретает правовую функцию, возможность использовать его в качестве доказательства. Правильно подобранная ручка поможет защитить документ, обеспечит сохранность юридической силы. Чтобы получить такой надёжный пишущий инструмент, нужно уделять внимание светостойкости, износостойкости и влагостойкости чернил или пасты. Важно учитывать и особенности их взаимодействия с типом бумаги, на которую будет наноситься подпись. Такие нехитрые меры позволят продлить до 100 лет сохранность оригиналов документов постоянного и долговременного хранения.

В большей степени требованиям надёжности отвечают элитные ручки для конфиденциального делопроизводства с водостойкими чернилами, например Parker или Waterman. Шариковые ручки этих производителей тоже подойдут. Но паста может незначительно уступать чернилам по параметрам износостойкости и светостойкости.

Для работы с документами руководителям лучше не использовать обычные перьевые и дешёвые шариковые ручки, капиллярные ручки, ручки-роллеры (кроме случаев, установленных законом). Подписи, сделанные ими, начинают терять первоначальную чёткость уже на этапе оперативного хранения. Копии с таких документов выглядят неубедительными, поэтому не могут быть предоставлены для заверения нотариусу.

При выборе ручки для подписания определённого документа следует также учитывать ведомственные нормативные акты и отдельные постановления Правительства — всего около 200 требований, которые направлены на уменьшение вероятности подделки и фальсификации. Например, записи в листке нетрудоспособности можно выполнять на печатающем устройстве или гелевой, капиллярной, перьевой ручкой. Использовать шариковую ручку запрещено.

Кроме следования официальным рекомендациям, компания может принять локальные нормативные акты, которые будут регулировать требования к ручкам, чернилам, их цвету. Такие меры сделают корпоративные документы аутентичными, повысят защиту от фальсификации и подделки.

Какой цвет чернил выбрать

Одна из главных функций цвета чернил — помощь в идентификации оригинала, быстрое выделение среди копий. Поэтому в делопроизводстве принято оформлять синим или фиолетовым цветом реквизиты, дату и личную подпись в тех случаях, когда документ набран чёрным компьютерным текстом. Это важный, но не единственный фактор выбора цвета чернил для ручки руководителя.

Единого нормативного документа, регламентирующего цвет чернил на документах, не существует. Особые требования установлены для банковских документов: подписи должны быть поставлены ручкой с пастой или чернилами черного, синего и фиолетового цвета. Кроме того, ФНС РФ не рекомендует использовать для заполнения первичной документации и счетов-фактур чернила красного и зелёного цветов. Они плохо отображаются на копиях, что может создать проблемы во время проверок контролирующих органов.

Поэтому при работе с деловой документацией руководителю лучше отдавать предпочтение классическим цветам чернил: чёрному, синему и фиолетовому. Они не вызовут нареканий у контрагентов и проверяющих органов. Хорошо отображаются на копиях и обладают большой устойчивостью к выцветанию. Эти характеристики очень важны, учитывая, что документы приходится многократно ксерокопировать.

Правила этикета

Делая выбор, следует учесть, что для руководителя ручка — не только пишущий инструмент, но и часть имиджа. Чтобы подчеркнуть высокий статус рекомендуется подписывать договоры, приказы и письма внешней переписки элитной перьевой ручкой, например от известного бренда Parker.

Перьевая ручка для руководителя является аксессуаром, который гармонично вливается в общий стиль. Поэтому цвет и отделка корпуса ручки должны сочетаться с мебелью и шторами кабинета. Ручку можно носить с собой. Мужчины обычно помещают её во внутренний карман пиджака или в карман рубашки. Она создаёт ансамбль с часами, запонками, зажимом для галстука. Поэтому если аксессуары выполнены из золота, то и ручка должна быть с такой же отделкой. Женщинам элитный пишущий инструмент лучше носить в сумочке. Но это не отменяет правило о гармоничном сочетании с другими украшениями.

Дорогая ручка считается универсальным подарком для людей разных возрастов, полов и социального положения. Но существует несколько правил, которые нужно учитывать. Не стоит дарить элитную ручку вышестоящему начальству и чиновникам, потому что из-за высокой стоимости её могут прировнять к взятке. Не следует дарить руководителям компаний-партнёров одинаковые ручки с логотипами. Для сувениров лучше подойдут более дешёвые модели. Если хотите подчеркнуть хорошее расположение, выберите ручку для каждого индивидуально, без логотипа.

Если ручку подарили вам, не спешите сразу подписывать ей договоры. Любой пишущий инструмент сначала нужно протестировать, проверить качество чернил, выяснить, для подписи какого рода документов больше подойдёт.

Заключение

В бизнесе не существует мелочей. Иногда цена за небрежное отношение руководителя к пишущим инструментам бывает слишком высокой.

Читайте также:

• Крупнейшие производители офисной бумаги: обзор Paper Express
• Офисная бумага от А до С
• История советских калькуляторов. Самый известный микрокалькулятор. Часть 3