Новости

27.10.2014     Управление офисом: роль административного директора

23 октября 2014 компания AHConferences провела в Москве XIII Форум Административных директоров. Специалисты АХО и провайдеры услуг встретились для обсуждения опыта организации офисных пространств, проблем в области эффективного документооборота, вопросов построения системы внутрикорпоративного сервиса. В Форуме приняли участие более 80 административных управляющих из ведущих организаций банковской и страховой отраслей, ритейла и FMCG, торговых и телекоммуникационных компаний.

Открыл работу форума бизнес-завтрак с компанией Випсервис «Пять простых ответов на сложные вопросы о деловых поездках». В ходе бизнес-завтрака управляющий директор Випсервис Анна Кузнецова поделилась с участниками секретами эффективного управления деловыми поездками: рассказала о том, как можно заработать на деловых поездках, как удовлетворить внутреннего заказчика, как сделать правильный выбор между самостоятельным бронированием в интернете и привлечением Travel Management Company.

Первая сессия форума была посвящена классическим решениям и современным тенденциям в области организации офисного пространства. Руководитель спецпроектов отдела коммерческой недвижимости ВТБ Страхование Денис Дедин и директор по административным вопросам МТС Наталья Цельт остановились на проблеме грамотного выбора нового офисного помещения и организации переезда. К примеру, С целью консолидации сотрудников Группы МТС в едином комплексе, отвечающем самым современным требованиям, было принято решение о переезде на площади Технопарка Nagatino-Iland. Наталья Цельт отметила, что проектирование нового офиса предполагает высокотехнологичный дизайн, внедрение новых стандартов комфорта для сотрудников, мотивирующих на результат и творчество, использование экологичных материалов и альтернативных источников энергии.

В продолжение темы эффективной планировки фронт-офисного и бэк-офисного пространства выступила директор административного департамента МСП Банка Ольга Тарасова. Г-жа Тарасова обозначила современные тенденции территориального разделения и объединения для крупных компаний, плюсы и минусы кабинетного и зального (американский, европейский, японский офисные залы) принципа организации офисного пространства, а также привела яркий пример размещения фронт- и бэк-офиса в МСП-Банке.

Традиционные и не очень трудности переезда рассмотрела административный менеджер Мерц Фарма Елена Елагина. Новый офис Мерц, полностью соответствующий стратегии компании, расположился на 53 этаже бизнес-центра Moscow City, на площади1700 м2 имеется более 100 современных рабочих мест, просторные переговорные, комфортабельные комнаты для приема пищи и даже душевая кабина. Для того чтобы окончательно развеять сомнения сотрудников по поводу пожарной и иной безопасности нового офиса, после переезда была проведена учебная тревога. Решение нашлось и для проблемы с парковкой – для топ-менеджмента выделено несколько парковочных мест перед бизнес-центром, другие сотрудники могут оставить автомобили на близлежащей платной парковке, при этом стоимость компенсируется компанией.

О жизни «Лучшего офиса России» поведала специальный гость Форума, руководитель административного отдела Baring Vostok Capital Partners Анна Колтович. Г-жа Колтович провела виртуальную прогулку по новому офису компании в БЦ «Белые Сады», рассказала о планировочных и интерьерных решениях зоны ресепшн и представительской зоны, кабинетов и open space, внутренних переговорных и зоны неформального общения, кухни и лаундж-зоны. Офис компании Baring Vostok Capital Partners победил в номинации Best Office Awards 2014.

В ходе второй сессии форума рассматривались системы и методы организации работы административного департамента. В центре внимания Виктории Чеботовой, начальника отдела документационного обеспечения Сибирской Сервисной Компании, - результаты проекта по созданию службы ДОУ, централизации документооборота, внедрению СЭД на основе системного подхода к оперативному, долговременному и постоянному хранению документов. По словам г-жи Чеботовой, процессами документооборота можно и нужно управлять, рационализировать их и экономить ресурсы. А сделать выбор между решением проблем «собственными силами» и привлечением специалистов по консалтингу/аутсорсингу предстоит административному директору.

На вопрос «Аутсорсинг архива: свобода или рабство для бизнеса?» - ответил в своем выступлении коммерческий директор Делис Архив Александр Фукс. В качестве исключительных преимуществ аутсорсинга были обозначены несомненная экономическая выгода, высокая степень квалификации персонала и уровень надежности электронного архива. Для того чтобы избежать типичных ошибок при работе с архивными компаниями, следует обратить внимание на «правильный» договор в составе тендерной документации, вариативность (аутсорсинг, пилотный / рамочный проект, консалтинг), наличие пакета дополнительных услуг.

Административный директор НЭО Центр Оксана Лабунец поделилась секретами «работы на результат» и примерами взаимодействия команды support. По мнению докладчика, в основе эффективной команды лежат принципы ощущения общности и доверия вместо одиночества и отчуждения, сотрудничества вместо конкуренции, работы на результат вместо индивидуализма, творчество вместо стереотипов и конструктивная самореализация вместо «борьбы за выживание».

Модератор форума, директор по административным вопросам Совкомбанка Алена Кулаченкова остановилась на вопросе влияния работы АХО на лояльность сотрудников компании. Внутренний клиент - это сотрудник компании, от качества внутреннего обслуживания напрямую зависит качество услуг, предоставляемых внешним клиентам. Такие факторы, как обеспечение питьевой водой, вентиляция и кондиционирование, комфортный температурный режим, эргономичность и эстетичность рабочего места, напрямую влияют на эффективность работы персонала, тем самым создание комфортного и безопасного рабочего места – тот самый вклад АХО в лояльность сотрудников компании.

В рамках панельной дискуссии с административным менеджером Johnson &Johnson Марией Шараповой участники оживленно продолжили обсуждение проблем организации эффективного внутреннего клиентского сервиса, тонкостей коммуникации с потребителями и инструментов анализа удовлетворенности, а также возможностей внутреннего PR административного департамента в компании.

Немало вопросов у аудитории вызвал доклад руководителя административного направления финансовой компании Нежданы Максимовой об опыте оптимизации бизнес-процесса «командирование сотрудников» в организации с разветвленной региональной сетью. Целью проекта является сокращение временных и трудовых затрат на оформление командировочной документации, получение денежных средств под отчет и обеспечение сохранности документов посредством автоматизации процесса оформления документации.

Заместитель генерального директора по общим вопросам Комеди Клаб Продакшн Анна Шалимова на собственном примере проиллюстрировала возможности профессионального роста и развития административного директора, рассказала о существующих образовательных программах в России и за рубежом. В качестве базовых источников получения информации для специалистов АХО были отмечены отраслевой журнал «Административный директор», НП Объединение Административно-хозяйственных профессионалов, конференции компании AHConferences.

В рамках выставки партнеры мероприятия – Випсервис, Делис Архив, Деликатный переезд, Solo, Комус – демонстрировали преимущества предлагаемых услуг и решений. Участники розыгрышей получили сувениры и подарки, а самые удачливые – сертификаты на бесплатную годовую подписку от главного отраслевого информационного партнера форума – журнала Административный директор.

Компания AHConferences благодарит всех участников, докладчиков и партнеров XIII Форума Административных директоров.